Según McKinsey implementar RPA en las compañías ofrecerá un ROI potencial del 30% al 200% dentro del primer año de despliegue de la tecnología en los procesos de la compañía. (Xavier Lhuer).
Implementar RPA en una compañia no solamente implica comprar un software que eliminará todas las actividades manuales operativas de la noche a la mañana, requiere también de un esfuerzo a gran escala a nivel organizacional y la participación de los lideres de operaciones y tecnología, gestionando el cambio organizacional y enseñando las habilidades digitales que transformaran una nueva fuerza laboral digital que acompañara a nuestros colaboradores humanos. Debemos tener cuidado en nuestros primeros pasos con esta tecnología, debido a que existen estadísticas de las empresas del rubro de la consultoría de TI en el cual indican que dichos proyectos quedan varados si no previenen dentro de sus métricas la del cálculo del ROI o también denominada métrica del Retorno de Inversión el cual será la luz que llevará a buen puerto las implementaciones de esta tecnología RPA en los procesos de la compañía.
Entonces nos preguntamos ¿Cómo abordar un proyecto RPA rentable para la compañía?, ¿Cómo obtener un ROI exitoso? A continuación, detallaré desde mi humilde experiencia lineamientos que te permitirán tomar en cuenta los detalles básicos para no fracasar en el intento ni desvanecer en el camino al implementar un proyecto RPA que ante los ojos de la compañía genere rentabilidad y valor tangible para sus clientes.
Las compañías hoy comprenden el gran impacto que contiene esta nueva tecnología RPA adoptándola como parte del proceso comercial central de la cadena de suministro y operaciones, aquellas que han comenzado con soluciones RPA simples han obtenido ROI notable, ello también apalancado en una estrategia integrada, holística con un marco de implementación ágil y alineado a expectativas realistas de ROI en cada proyecto RPA implementado.
Es oportuno considerar desde el inicio del proyecto el ROI como métrica critica, debido a que nos permite demostrar el beneficio tangible de la experiencia del cliente, la productividad y el control de costos, pero fundamentalmente nos permite crear una hoja de ruta eficaz para la implementación y la creación del soporte que le permita a la compañía a tomar mejores decisiones optimizando sus soluciones y aprendiendo de los obstáculos que conlleve a maximizar el ROI , permitiéndoles a los lideres internalizar y evangelizar la aceptación de esta nueva tecnología en toda la compañía. Este proceso de internalización generalmente se puede dividir en 03 etapas que atraviesan los automatismos durante su implementación las cuales se catalogan como:
Etapa Inicial del RPA: Es importante que el líder del proyecto utilice el ROI y los datos de otras implementaciones que le ayude a construir un caso potencial de éxito con RPA, demostrando lo que la tecnología es capaz de ofrecer asegurando a los lideres de la compañía que proporcionen los recursos necesarios para el proyecto.
Etapa Interina del RPA: durante esta etapa de desarrollo del proyecto es importante que la compañía comprenda el impacto de este, como por ejemplo la experiencia del cliente, recopilando datos del ROI que pueda ayudar a disipar suposiciones en el estadio inicial del proyecto e identificar áreas de mejora.
Etapa de despliegue del RPA: A medida que los proyectos RPA evolucionen, los usuarios adoptarán la tecnología dentro de los procesos comerciales de la compañía, por ello es vital el seguimiento del ROI en las implementaciones y la búsqueda continua de nuevas iniciativas donde puedan beneficiarse con la automatización.
Por citar un ejemplo un casos de éxito de un Banco Británico desarrollado por la empresa de servicios de tecnología CAPGEMINI CONSULTING en donde acelerar el ROI a 06 meses permitió optimizar a través de un robot el reemplazo de 4 FTEs (Un FTE equivale a 8 Horas diaria de operacional manual realizada por un trabajador o empleado de la compañia ) y con ciclo de desarrollo cortos permitiendo entregar rápidamente la solución y reduciendo los costos de los robots en promedio entre un 50% y 90% por debajo del costo de empleado en el mercado, generando una ganancia de productividad acelerada. A continuación, resalto un cuadro del resultado obtenido en dicho proyecto RPA
Este ejemplo nos ayuda a contemplar otra variable denominada justificación financiera de un proyecto RPA, el cual depende de los costos de ejecución y las soluciones RPA que existan en el mercado, así como los enfoques que se aplicara para el uso de la tecnología de automatización el cual determinara el ROI del proyecto, por el cual es vital comprender los beneficios de cada solución RPA y los costos de este.
Una pieza clave son los costos de ejecución, el cual implica los costos de desarrollo e implementación asociado al proyecto RPA vital para comprender y permitir a la compañía ver los beneficios rápidamente, ejecutándose en muchos proyectos con una mínima inversión en comparación con otras soluciones tecnológicas que existen en el mercado. En muchos casos estos costos de ejecución pueden ser mínimos y lograr rápidamente un ROI positivo pudiéndose implementar una solución RPA sólida y bien definida en un corto plazo que puedan inclusive lograrse en semanas.
Un optimo costo de ejecución es decidir si la implementación se desarrollará de manera interna o a través de la terciarización con empresas consultora del mercado, ello tendrá un impacto significativo en el ROI del proyecto RPA, siempre que tomemos en cuenta una estrategia de automatización continua, a través de una constante capacitación y soporte de las automatizaciones implementadas de los procesos comerciales de la compañía, permitiendo resultados en un menor tiempo , generando valor con recursos especializado en RPA a tiempo completo en lugar de recursos temporales de consultoría por proyecto.
Otro enfoque es la de optimizar los costos de ejecución aplicando una estrategia de implementación que permita seleccionar los procesos candidatos que tengan mayor adaptabilidad y permita implementar en un corto tiempo, como por ejemplo existen procesos front-office que interactúan directamente con los usuarios que en su gran mayoría requieren más intervención humana, gestión y un alto tiempo dedicado a la implementación de la solución RPA. Por el contrario, los procesos back-office a menudo son fáciles de implementar y puede ejecutar de forma completamente autónoma lo que permite ser procesos candidatos por excelencia para la automatización.
También existe la ruta de realizar una prueba de concepto el cual permitirá evitar bloquear los costos recurrentes, con ello la compañía encontrará al proveedor que se ajusta a los requisitos precisos y demostrar la solución que proporcionará importantes beneficios.
Otro importante hito de impacto en el ROI son los costos recurrentes, son aquellos costos asociados a la licencia, la mano de obra y la administración de la solución tecnológica, la Compañía debe monitorear y optimizar estos costos asegurando el máximo retorno de las iniciativas de automatización seleccionadas para su implementación.
Dentro de los costos recurrentes las licencias o también llamada cuotas de suscripción puede ser uno de los mayores costos asociados al momento de implementar una solución RPA, la compañía debe examinar cuidadosamente las opciones de los diferentes proveedores y elegir la solución que ofrezca el mayor ROI. En muchos proveedores existe la posibilidad de pagar el precio por bot o comprar una implementación de bot completa, tomemos en cuenta estos consejos y no adoptar una licencia perpetua que puedan evitar costos infundados en las compañías.
Otro costo recurrente es el llamado costo laboral el cual se presenta cuando se implementa un equipo interno especializado con experiencia en RPA para el desarrollo de la solución en los procesos candidatos seleccionados. Remarco que la selección de la herramienta tendrá real impacto en los costos, desde la productividad de los recursos, el tiempo de configuración hasta el soporte continuo de los mismos. La evaluación de la flexibilidad de la herramienta garantizará que la solución proporciones capacidades con una gama completa de necesidades de automatización en la compañía, ello influirá en la cantidad de recurso especializado requerido para los objetivos en la automatización de los procesos en la compañía.
Y como consejo final la creación de la hoja de ruta del RPA en donde el ROI juega un papel clave para que el proyecto sea exitoso. Establecer objetivos y expectativas reales garantizará que un proyecto genere un ROI positivo, por ello es vital establecer metas, cronogramas y estrategia para la implementación de la solución RPA, involucrando a las partes interesadas de la compañía permitiendo articular los beneficios de la automatización e impacto en termino de recursos, procesos, tecnología y usuario finales.
Dentro de la hoja de ruta elabore una lista de procesos que puedan ser candidatos para una prueba de concepto de RPA, las compañías entonces empezaran a elegir a su socio de automatización ideal, gestionar el programa POC (Proof of Concept) – Prueba de concepto y mapear los resultados con los objetivos definidos, concluido esta etapa se podrá desarrollar una matriz de priorización de procesos idóneos ligado al valor comercial esperado por la automatización.
Crear estimaciones enfocadas al ROI nos permitirá mapear los gastos de capital y operativo, los beneficios de eficiencia y los resultados esperados, así como el potencial de ahorro de personas, los procesos y las perspectivas del cliente, enumerando un esquema centrado en el ROI, permitiendo al equipo de implementación justificar las iniciativas RPA y proporcionando el mapa del éxito.
Y como contexto final dentro de la hoja de ruta desarrollar un modelo operativo que despliegue un centro de excelencia a través de un marco operativo bien definido que garantice la tecnología RPA no sea una inversión única y ofrezca un rendimiento continuo. Para lograr esto, las compañías deberán invertir en una constante capacitación a sus colaboradores para administrar la implementación de los automatismos asegurando su optimo uso. Crear un Centro de Excelencia que trabaje y desarrolle una cultura de mejora continua que permite el desarrollo de procesos estructurados y estandarizados a fin de que el modelo operativo tenga una metodología de implementación que pueda reutilizarse para otras automatizaciones.
En conclusión, RPA tiene la capacidad de ofrecer valor real a las compañías, con un ejemplo de la solución demostramos que esta tecnología puede ofrecer un ROI positivo rápidamente y con una mínima inversión inicial. Sin embargo, es vital comprender el papel clave que juega el ROI en los proyectos con esta solución tecnológica y las compañías no podrán tomar decisiones efectivas ni justificar las inversiones de automatización si no comprende en su real dimensión el impacto del ROI dentro de las iniciativas de automatización que desean implementar en los procesos comerciales de cada área de negocio. Enfocar el ROI durante la planificación, implementación y gobernanza de las automatizaciones será vital para los objetivos que la compañía desea seguir rumbo a la transformación digital.