En el Post anterior detallamos sobre la importancia de administrar un inventario de robots en donde los requerimientos constantes de cambios en los procesos automatizados ingresan a un ciclo continuo de entrega de valor añadiendo o mejorando los componentes de cada automatización que opera como un agente, trabajador o colaborador digital dentro de las áreas de negocio de la compañía.
En este post explicaremos sobre los indicadores que nos permitirán medir la eficiencia operativa de nuestros robots y al referirme a estos indicadores, es medir el “antes” y el “después” de implementar una solución RPA en la compañía, en donde el “antes” se encuentra en función del esfuerzo humano , horas invertidas y/o toda actividad que se encuentre vinculado a la manualidad de ejecutar dichas tareas o pasos dentro de un proceso y refiriéndome al “después” es a través de la solución RPA que sume al costo de la herramienta tecnológica de la mano del equipo especializado que soportará el mantenimiento y continuidad operativa de dichos Robots.
A continuación, brindare una breve descripción de algunos ejemplos de métricas de la eficiencia operativa que puede ayudar a evaluar objetivamente los resultados que buscamos a través de la automatización de procesos con RPA :
Volumetría de Procesamiento : Este indicador nos permite comprender la capacidad máxima y minima de atención del robot en un determinado tiempo de ejecución, es importante que este indicador sea validado con lo declarado en el relevamiento del proceso (PDD) y trazar una línea comparativa entre lo Manual vs el proceso automatizado (Robot).
Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede contextualizarse en Volumen de Tickets , Registros, Incidencias o Reclamos basado en un tiempo por Minutos, Horas, Meses o Año. (50 Reclamos por Horas , 500 Registro por Días ó 3000 Tickets por Año).
Efectividad de Procesamiento : Este indicador nos proyecta el porcentaje de éxito en la ejecución de los registros del proceso automatizado, en donde es importante comprender a detalle las excepciones controladas de no atención del robot a fin de validar el porcentaje de no éxito si es por excepción de un caso de regla de negocio o la caída de los sistemas que se automatizaron dentro del robot. (Business Exception o System Exception).
Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede describirse en valor de porcentaje, numero de registro exitosos o numero de registros No exitosos , ello basado en un linea de tiempo por ejecución de robots en Horas, Días o Meses . (60% Exitoso ó 300 Registros Éxitos).
Tiempo de Procesamiento : Este indicador nos permite comprender los tiempos de atención pico , promedio y bajo del procesamiento transaccional de los robots por cada proceso automatizado medido en un espacio de tiempo específico.
Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede expresarse en Tiempo Promedio en Minutos u Horas por Día o Meses. (TMO Dia 1 = 15 Minutos x Ticket , TMO Dia 2= 25 Minutos x Ticket).
Utilización de Recursos Tecnologicos : Este indicador nos permite visualizar, analizar y optimizar los recursos tecnológicos soportado sobre las automatizaciones en donde cada Robot represente un 01 recurso tecnológico del cual puede ser utilizado para uno o muchos procesos, siempre y cuando los procesos no compitan en utilizar el mismo recurso en un mismo tiempo de ejecución.
Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede contextualizarse en Porcentajes de Uso por Proceso, basado en un linea de tiempo por Ejecución de Robots en Horas, Días o Meses . (60% Uso Proceso 1 – Robot 1 , 40% Uso Proceso 2 – Robot 1).
Explicado algunos ejemplos de indicadores de la eficiencia operativa de los robots, cabe mencionar que estos y otros indicadores son almacenados por nuestra solución RPA a través de las herramientas de administrador de robots (Orquestador) que contiene cada fabricante o marca ( Blue Prism , Uipath , Automation Anywhere , Rocketbot ,Pega Robotic ,etc.) , los cuales se encuentra conectados a una fuente de datos que puedes ser explotados con plataformas propias del fabricante tales como Uipath Insights , Automation Anywhere Bot Insight o complementadas con otras tecnologías como Microsoft PowerBI , Tableu, QlikView, ClicData, entre otros.
Resalto que utilizar plataformas externas compatibles con la marca o fabricante de la solución RPA requiere la exposición de la fuente de datos y los conectores de integración necesarios para obtener y construir la estructura de información de los dashboard a exponer en las diferentes métricas de operacionalidad de los robots.
En resumen, complementar nuestro modelo de gobierno de Robots con indicadores o métricas de seguimiento a nuestros procesos automatizados, permitirán generar eficiencias en el uso de los recursos tecnológicos (sistemas de cómputo físicas o virtuales), en el procesamiento efectivo de nuestros robots validando los correctos inputs necesario para cada proceso automatizado y permitiendo demostrar los retornos reales de impacto enfocado a la implementación de soluciones RPA dentro de la compañía.