En el Post anterior revisamos acerca de implementar un modelo de gobierno RPA en las organizaciones, en este post detallamos sobre la importancia de administrar un inventario de robots y la relevancia de este dentro de las empresas.
El Objetivo de generar un inventario categorizado de robots es desarrollar un seguimiento continuo de nuestras automatizaciones, los cuales en un corto, mediano o largo plazo nos permitirá seguir generando mayores eficiencias re-utilizando los robots construidos, sin embargo, como toda tecnología siempre requerirá de un mantenimiento continuo, ello para evitar la infrautilización de los recursos tecnológicos y conocer la capacidad operativa actual de uso de los robots en los diferentes procesos automatizados, a continuación detallo algunos ejemplos de solicitudes para el mantenimiento de robots :
| Solicitudes | Descripción |
| Actualización en los Sistemas | Como toda solución tecnológica, depende de la exclusividad de los sistemas con los cuales se automatizaron los procesos, es importante reforzar una comunicación continua entre los administradores de dichos sistemas (TI) y nuestro equipo de CoE RPA, a fin de mitigar riesgos por actualización en los mismos que decanten en adaptación de los robots , recordemos que un gran porcentaje de robots son integraciones de interfaz graficas de los sistemas o aplicativos que se implementaron dentro de la lógica de los procesos automatizados. |
| Proceso de Negocio cambiantes | En un entorno cambiante las empresas continuamente se encuentran desarrollando nuevos modelos de servicio o producto, por ende, los procesos automatizados no son excepción a la regla para ello es importante analizar el impacto, los beneficios y el esfuerzo que requiere adaptar las nuevas actividades a realizar con los robots y alineado a la estrategia de la compañía. |
| Nuevas funcionalidades en el RPA | El alcance de la funcionalidad inicial construida para el robot deberá adaptarse a nuevas actividades requeridas por las áreas de negocio que implementaron sus robots. Sin embargo, es necesario que estos requerimientos conlleven beneficios cuantitativos que contemplen el tiempo y esfuerzo aplicados para el mismo , a fin de encontrarse alineado a la estrategia de optimizar recursos y presupuesto con la automatización. |
| Actualización de Seguridad en los Sistemas | Políticas de seguridad en el uso de datos sensibles en los softwares suelen impactar como una regulación de uso de los sistemas automatizados con RPA, por ello es importante la participación continua de los especialistas de seguridad y la constante comunicación de las implementaciones de soluciones automatizadas con robots permitiendo coberturar riesgos futuros antes de ejecutar regulaciones a los sistemas afectando la operacionalidad de las automatizaciones impactadas por dichas políticas aplicada a los sistemas dentro de la compañía. |
Explicado algunos tipos de requerimientos para el mantenimiento del Inventario de Robots, debemos comprender que también el inventario nos brindará un panorama transversal de los recursos y responsables de los procesos automatizados, dependiendo del enfoque y los criterios a evaluar detallo la importancia del Inventario de Robots:
| Enfoque | Definición |
| Negocio | Desde el enfoque de Negocio el Inventario debe proporcionarnos información cuantitativa tales como las eficiencias a nivel de recursos humanos, costo por hora de procesamiento ,el retorno de inversión por cada robot, Volumetría de atención mensualizada o anualizada, descripción del proceso, responsable y área el cual se encuentra asignado el uso del robot, efectividad de procesamiento, entre otros indicadores. |
| Técnico | Desde el enfoque Técnico el Inventario debe proporcionarnos la capacidad utilizada de infraestructura tecnológica, uso de los recursos en tiempo de procesamiento, descripción de los componentes u objetos construidos en los robots, identificación de los sistemas automatizados y los responsables del soporte y continuidad operativa de los robots con perfiles técnicos, entre otros indicadores. |
En resumen, Inventariar nuestros robots nos brindará desde ambos enfoques indicadores de control y seguimiento del optimo uso de recursos y la reutilización de los mismos en proyectos futuros donde se desean implementar nuevas automatizaciones, para ello es importante encontrarse bajo el paragua de un CoE RPA que nos brinde lineamientos en mantener y actualizar adecuadamente los robots implementados, con especialistas expertos en la gestión de cambio, arquitecto de soluciones, analista de negocio, desarrolladores de software y personal de soporte operativo.